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Kaizen -
La Mejora Continua y el
Cuadro de Mando Integral
Kaizen - Conformación de Cuadro de mando
Por conformación debemos entender los valores y objetivos a
monitorear, y las relaciones que guardaran los objetivos principales con
los secundarios, como así también los indicadores que seguirán los
diversos sectores o áreas, y las relaciones que se guardarán entre sí.
Ello debe distinguirse claramente de la fijación de los objetivos
específicos, los cuales irán evolucionando constantemente como producto
de los cambios internos y del entorno.
Así pues los pasos fundamentales a llevar a cabo serían:
1º Planificación Estratégica (Misión – Objetivos – Valores – Visión)
2º Determinación de los puntos clave o determinantes (FCE – Factores
Claves de Exi_
to. Correspondiente a cada área, sector o proceso.
3º Fijar que datos se han de cargar, quién, cuando, como y donde.
4º Formato de la informaciónen pantalla. Diseño y gráficos.
El nivel de detalle se incrementará a medida que los indicadores se
acerquen a los procesos o áreas operativas. La pregunta es cuantos datos
monitorear y cuales? Deberíamos distinguir entre datos fundamentales,
para los cuales se considera como apropiado, de acuerdo a estudios
psicológicos, un máximo de siete, como cantidad que puede seguirse
retenerse mentalmente por el usuario, pero además deben informarse por
excepción todos los indicadores que estén fuera de control (sea de forma
positiva o bien negativa). Ello no implica que el interesado pueda
acceder a informarse de todos los indicadores si desea hacer un análisis
pormenorizado, pero el formato de información debe ser tal que informe
los datos claves y aquellos que constituyan una necesidad de toma de
decisiones. En cuanto a los datos a informarse o monitorear son aquellos
que tengan relación directa con la toma de decisiones del interesado en
función a sus responsabilidades y en cuanto a la visión sistémica de la
empresa y los procesos.
Deben también distinguirse entre indicadores correspondientes a
diferentes períodos de tiempo. En tanto que el nivel de fallos en los
procesos productivos se informará cada 15 o 30 minutos, cada hora, el
nivel de satisfacción de los clientes puede informarse semanalmente, por
quincena o por mes, los niveles de rotación de inventario se informará
de manera mensual, la participación en el mercado mensualmente, nivel de
inventario puede informarse automáticamente cuando se sobrepase
determinado nivel (lo cual originará la detención de la producción),
cantidad de proveedores se informará por mes.
Así pues cada Gerente o Supervisor e incluso los empleados u obreros
tendrán sus monitores con información correspondiente a distintos
indicadores y períodos de tiempo. Es fundamental que todos los
componentes de la empresa cuenten con información para el autocontrol y
como forma de mejorar sus propios procesos.
Deberá preverse en el sistema informático la posibilidad de contar con
datos para la realización de Análisis Paretiano. Con ello se hace
referencia a que si por ejemplo se informa de un exceso de gastos se
pueda acceder inmediatamente a la composición paretiana de dicho exceso
(los pocos vitales y los muchos triviales), para así poder adoptar
decisiones tendientes a corregir los desvíos.
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